Jakarta, aktual.com – Sekarang, bisnis di era digital tak melulu harus mengandalkan dokumen kertas, tapi juga bisa melalui dokumen elektronik. Mulai dari hal sederhana seperti mengirim bukti pembayaran ke email, hingga membubuhkan e-Meterai ke dokumen elektronik penting.
Lalu, apakah bisnis Anda juga sudah beralih ke dokumen elektronik?
Bila belum, mungkin saatnya mempertimbangkan untuk mulai melakukannya. Sebab, dokumen elektronik ini mempunyai banyak keuntungan pada bisnis Anda. Seperti apa manfaat tersebut? Kami akan menjelaskan 7 keuntungan dokumen elektronik untuk bisnis Anda di artikel ini.
1. Memudahkan Kolaborasi
Bagi bisnis, kolaborasi antar tim atau antar individu merupakan hal yang sangat penting. Melalui kolaborasi yang baik, berbagai pekerjaan bisa Anda selesaikan dengan tepat waktu, bahkan lebih cepat. Sehingga, Anda tak ketinggalan dari kompetitor atau kehilangan pelanggan.
Nah, dengan dokumen elektronik, Anda bisa melakukan kolaborasi dengan lebih mudah karena bisa dilakukan dari manapun. Anda tak perlu berkumpul di satu tempat, tapi bisa dilakukan saat naik transportasi umum, di toilet, dan sebagainya.
2. Ramah di Kantong
Bayangkan berapa uang yang Anda hemat karena tak perlu mencetak dokumen? Mulai dari menghemat pembelian kertas, tinta, printer, lemari penyimpanan, membayar listrik, dan lain sebagainya.
Dokumen elektronik berbentuk digital, sehingga Anda hanya memerlukan perangkat yang mendukung dan koneksi internet saja. Dua hal yang sepertinya sudah menjadi kewajiban bagi setiap bisnis di zaman sekarang. Jadi, Anda tak perlu mengeluarkan biaya ekstra lagi.
3. Menghemat Waktu
Bila Anda hendak mengirimkan dokumen elektronik, Anda tinggal mengirimkannya melalui email, tanpa perlu mencetaknya. Proses ini berlangsung hanya beberapa menit saja dan pihak lain yang berada di ujung dunia pun bisa menerimanya.
Dengan dokumen fisik, waktu yang dibutuhkan untuk mengirim dokumen sangat lama. Anda harus mencetaknya, packing agar aman, hingga mengirim menggunakan ekspedisi yang memakan waktu berhari-hari.
4. Produktivitas Naik
Nah, karena kolaborasi yang lebih mudah dan waktu yang Anda hemat, maka efeknya produktivitas akan meningkat. Tak ada lagi menghabiskan waktu karena menunggu atau hal-hal lain yang tidak efisien. Semua bisa dilakukan dengan beberapa klik atau dalam hitungan menit saja.
Hal tersebut bisa membuat Anda selangkah lebih maju dari kompetitor. Apalagi, bila mereka masih stuck menggunakan dokumen fisik dalam operasional sehari-harinya.
5. Dokumen Lebih Aman
Dokumen elektronik lebih aman dari dokumen fisik. Sebab, Anda bisa menyimpannya dengan aman di penyimpanan cloud yang biasanya menyediakan beberapa fitur, seperti password, riwayat akses, dan sebagainya.
Tak hanya itu, tapi Anda juga bisa membubuhkan e-sign dan e-Meterai resmi ke dalamnya. Dengan begitu, validitas para pihak di dokumen tersebut akan terjamin dan dilindungi.
6. Kemudahan Backup
Ada banyak opsi untuk melakukan backup dokumen elektronik Anda. Mulai dari backup ke penyimpanan cloud, ke flashdisk, hardisk, dan sebagainya. Backup ini bisa Anda lakukan dengan sangat cepat dan bisa Anda lakukan sembari melakukan hal lainnya.
Hal tersebut tentu saja jauh lebih mudah dan cepat dibandingkan backup dokumen fisik. Di mana Anda harus melakukan fotokopi dokumen fisik satu per satu secara manual dan harus diawasi agar tak ada kesalahan.
7. Ramah Lingkungan
Dengan menggunakan dokumen elektronik, otomatis Anda tak perlu mencetak kertas selayaknya dokumen fisik. Artinya, Anda juga ikut berkontribusi positif untuk kelestarian lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas. Bermanfaat sekali, kan?
Artikel ini ditulis oleh:
Rizky Zulkarnain
