Ilustrasi aplikasi efaktur

Jakarta, Aktual.com  – Apakah Anda seorang freelancer atau pemilik bisnis kecil yang bertanya-tanya tentang pengertian faktur? Dalam posting ini kita membahas secara tepat pengertian faktur dan aspek faktur lainnya.

Faktur adalah elemen penting dari kesuksesan bisnis Anda. Tanpa metode faktur yang efektif, peluang Anda untuk mendapatkan bayaran tepat waktu jauh lebih sulit dari yang seharusnya.

Pembayaran sesuai nilai dan dibayar dengan tempo yang dijanjikan, adalah tulang punggung bisnis yang sukses, tetapi pembuatan faktur tidak selalu semudah.

Kami akan menguraikan tujuan, elemen utama, dan berbagai cara pembuatan faktur untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat menguasai alat penting ini dan mendapatkan keuntungan dalam bisnis Anda.

Pengertian dan Fungsi Faktur dalam Bisnis

Singkatnya, faktur adalah tagihan – dokumen yang Anda kirimkan ketika seseorang berhutang pembayaran kepada Anda.

Itu yang Anda kirim ke klien atau pelanggan ketika Anda menagih saldo yang harus dibayarkan untuk item yang telah Anda jual atau layanan yang Anda berikan.

Arti faktur resmi menurut Merriam-Webster Collegiate Dictionary, adalah “daftar barang yang dikirim secara terperinci, biasanya menyebutkan harga dan syarat penjualan.”

Dalam definisi ini, “barang yang dikirim” dapat mencakup produk digital yang “dikirim” melalui email, dan juga mengacu pada layanan yang diberikan. Dengan kata lain, ini adalah catatan tentang apa yang dijual dan apa yang terhutang.

Faktur memiliki fungsi penting baik bagi pengirim maupun penerima. Bagi pengirim, ini adalah cara untuk mempercepat pembayaran dengan memberi tahu pembeli tentang saldo jatuh tempo. Untuk penerima, mereka mencerminkan biaya dengan cara yang terorganisir dan terperinci. Mereka juga penting untuk pencatatan, di kedua sisi bisnis.

Untuk penjual, faktur menyediakan dokumentasi inventaris keluar, tagihan terutang, dan (setelah dibayar) pendapatan bisnis dan pajak yang dikumpulkan. Untuk pembeli, faktur memberikan rincian biaya bisnis, pajak yang dibayarkan, dan informasi kontak vendor.

Jenis Faktur

Ada banyak jenis faktur yang dapat Anda kirim ke pelanggan. Setiap jenis faktur memiliki tujuan tertentu. Berikut adalah enam jenis faktur akuntansi yang mungkin Anda kirimkan kepada pelanggan.

1. Faktur pro forma

Pengertian faktur proforma bukanlah permintaan pembayaran. Anda dapat menganggap dokumen ini seperti prabayar. Anda mengirim faktur proforma sebelum menyelesaikan pekerjaan untuk pelanggan.

Faktur proforma menunjukkan kepada pelanggan berapa banyak yang harus mereka bayar setelah Anda mengirimkan produk atau melakukan layanan. Anda juga dapat menggunakan faktur proforma untuk menunjukkan nilai barang yang Anda berikan, seperti hadiah.

Biasanya, faktur proforma memperkirakan pekerjaan yang akan Anda lakukan dan berapa biaya barang. Faktur proforma merupakan komitmen untuk memberikan sesuatu. Persyaratan dalam faktur proforma dapat berubah seiring dengan berjalannya proyek.

2. Faktur interim

Pengertian faktur interim memecah nilai proyek besar menjadi beberapa pembayaran. Anda mengirimkan faktur ini saat Anda menyelesaikan proyek besar.

Semakin besar proyeknya, semakin banyak Anda habiskan untuk tenaga kerja, bahan, dan biaya operasi lainnya. Faktur interim membantu Anda mengelola arus kas bisnis kecil Anda untuk pekerjaan besar.

Anda tidak perlu menunggu hingga proyek berakhir untuk menerima pembayaran. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan uang dari faktur sementara untuk menutupi sebagian biaya.

3. Faktur akhir

Sesuai dengan namanya, Anda mengirimkan faktur akhir setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek. Faktur akhir memberitahu pelanggan bahwa pekerjaan telah selesai. Tidak seperti faktur pro forma, faktur akhir adalah permintaan pembayaran.

Faktur akhir Anda harus menyertakan daftar terperinci dari produk dan layanan yang Anda berikan. Anda juga harus mencatat total biaya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Pastikan untuk mengirim faktur akhir segera melalui surat atau online setelah menyelesaikan pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat terus mengalirkan uang ke bisnis Anda pada tingkat yang sehat dan menghindari masalah penagihan.

4. Faktur lewat jatuh tempo

Terkadang, pelanggan Anda tidak membayar Anda sebelum tanggal jatuh tempo di invoice akhir. Jika ini terjadi, Anda perlu mengirimkan faktur yang telah jatuh tempo. Kirim faktur lewat jatuh tempo segera setelah faktur terlambat.

Faktur lewat jatuh tempo mengingatkan pelanggan bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran mereka telah lewat. Sertakan semua informasi dari faktur akhir pada faktur jatuh tempo. Juga, sertakan biaya keterlambatan atau bunga yang menghukum pelanggan karena terlambat membayar.

Jika faktur lewat jatuh tempo tidak berhasil, Anda mungkin harus mengambil pendekatan berbeda untuk pelanggan yang tidak akan membayar. Pertimbangkan untuk mengubah persyaratan pembayaran Anda, menyiapkan paket pembayaran, atau menyewa agen penagihan.

5. Faktur berulang

Gunakan faktur berulang untuk menagih pelanggan untuk layanan yang sedang berlangsung. Anda membebankan jumlah yang sama secara berkala, serupa dengan beberapa tagihan utilitas.

Menggunakan sistem faktur berulang berfungsi dengan baik untuk bisnis berbasis langganan. Dan, Anda dapat menggunakan faktur berulang jika pelanggan Anda memiliki keanggotaan ke perusahaan Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki pusat kebugaran dan anggota membayar biaya bulanan, faktur berulang mungkin merupakan opsi penagihan terbaik.

6. Nota kredit

Alih-alih menagih pelanggan, Anda menggunakan nota kredit untuk menyatakan bahwa Anda berhutang uang kepada mereka. Nota kredit akan sama dengan atau kurang dari jumlah faktur asli pelanggan.

Anda mungkin mengirim nota kredit karena pelanggan Anda mengembalikan barang, produk yang Anda kirim rusak, atau Anda mengirim barang yang salah. Dengan nota kredit, Anda dapat mengembalikan jumlah yang awalnya dibayar pelanggan atau menawarkan kredit kepada pelanggan Anda untuk pembelian di masa mendatang.

(Nurman Abdul Rahman)