Invoice dan Purchase Order (PO), Apa Bedanya?
Dalam menjalankan usaha, anda tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian anda di kantor. Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum memahami apa bedanya dari kedua terminologi ini.
Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order (PO) dan invoice memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya. Nah, supaya tidak malu saat berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian karena salah menggunakan istilah, anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.
Pengertian purchase order (PO)
PO adalah sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli (anda/ perusahaan anda) yang ditujukan pada pihak penjual barang. Isi dari dokumen PO pada umumnya mencantumkan detail dari barang yang ingin anda beli dari sang penjual. Detil ini biasanya berupa nama barang yang ingin dibeli, jumlahnya, warna, harga, dan lain-lainnya yang dianggap perlu.
Pembeli diharuskan untuk mencantumkan apa saja yang ingin dibeli dari supplier dengan lengkap dan jelas. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dari penjual atau supplier dan salah kirim barang pun tak akan terjadi. Jika kedua belah pihak sudah menyepakati isi dari purchase order, maka dokumen ini akan menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum.
Pengertian invoice
Jikalau PO dikirimkan oleh pembeli kepada supplier, maka invoice adalah kebalikannya. Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual (supplier) yang ditujukan pada pihak pembeli barang. Isi dari dokumen invoice kurang lebih sama dengan dokumen PO, hanya saja tujuannya yang berbeda.
Invoice dibuat sebagai bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah diproduksi/dilakukan oleh penjual. Sama seperti PO, invoice mengikat pihak penjual dan pembeli secara hukum. Pada tahap ini, invoice menunjukkan bahwa pembeli berhutang kepada penjual.
Ada dua cara penyampaian invoice dari penjual kepada pembeli. Yang pertama, invoice dikirimkan kepada pembeli saat barang sudah sampai ditangan pembeli, umumnya saat mendekat jatuh tempo. Cara pertama ini bisa berjalan karena kedua belah pihak sudah bekerja sama cukup lama. Cara kedua yakni saat kedua belah pihak sudah menyepakati isi purchase order dan pihak pembeli sudah menyelesaikan pembayaran.
Secara ringkasnya, berikut ini perbedaan dan persamaan dari purchase order dan invoice. Perhatikan kata yang tercetak tebal karena hal tersebut yang menjadi inti perbedaan atau kesamaan dari kedua istilah.
Perbedaan invoice dengan purchase order:
- Purchase order (PO) dibuat oleh pembeli dan ditujukan pada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual ditujukan kepada pembeli.
- Isi dari PO adalah rincian lengkap pemesanan barang/jasa yang Anda beli. Sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang/jasa Anda jual kepada pembeli.
- Purchase order dikirimkan pada saat pembeli memesan barang/jasa. Invoice dikirimkan pada saat barang/jasa selesai dikirim/dikerjakan dan dikirim dari penjual ke pembeli atau pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.
Persamaan invoice dan PO:
- Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
- PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
- Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.
Implementasi sistem invoicing memberikan kemudahan bagi anda untuk mengatur arus keuangan anda. Selain itu, ada banyak keuntungan lainnya yang bisa anda dapatkan, seperti misalnya meningkatkan pendapatan perusahaan dengan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu. AMP
Artikel ini ditulis oleh:
Nurman Abdul Rahman
