Jakarta, Aktual.com – Mengelola data karyawan dengan baik merupakan salah satu tugas HR yang tidak bisa dianggap remeh. Banyaknya karyawan dan informasi didalamnya menjadi satu tantangan tersendiri bagi HR.
Data karyawan berisi banyak informasi, bukan hanya informasi mengenai data diri karyawan, namun juga informasi terkait hal-hal penting dan bersifat rahasia, seperti jumlah gaji dan nomor rekening, data keluarga, dan masih banyak lagi.
Banyaknya data karyawan yang harus dikelola perusahaan terkadang juga menjadi satu masalah bagi HR mulai dari salah mencatat informasi hingga ruang penyimpanan. Terlebih jika perusahaan Anda masih menyimpan data secara konvensional dengan kertas.
Belum lagi jika dokumen yang dibutuhkan susah dicari atau rusak karena dimakan usia. Penyimpanan konvensional juga rentan akan risiko human error dari karyawan Anda. Maka dari itu, saat ini banyak perusahaan yang menyimpan dan mengelola data karyawan menggunakan aplikasi data karyawan berbasis cloud.
Beberapa dari mereka meragukan sistem aplikasi data karyawan tersebut karena masalah keamanan. Padahal teknologi yang digunakan dirancang untuk tidak mudah disalahgunakan pihak lain.
Namun hal tersebut membuktikan bahwa menjaga keamanan data karyawan adalah tugas penting. Tidak hanya tugas Anda sebagai HR, namun juga tugas perusahaan sebagai pemilik data. Karena begitu pentingnya data-data tersebut.
Bagi Anda yang masih belum memahami pentingnya data karyawan, di bawah ini adalah beberapa alasan penting kenapa data karyawan harus dikelola dengan aman menggunakan aplikasi data karyawan Talenta?
1. Mencegah Penyalahgunaan Data
Sebagai perusahaan yang memiliki banyak data karyawan, bisa jadi terdapat orang-orang tidak bertanggung jawab akan mengincar data tersebut. Data karyawan dapat disalahgunakan untuk kepentingan-kepentingan mereka.
Contoh kasusnya seperti ada orang yang butuh nama dan identitas seseorang sebagai jaminan melakukan utang di bank. Padahal tidak ada hubungan apapun antara peminjam uang dan pemilik identitas yang diserahkan ke bank.
Itulah kenapa data karyawan harus dikelola dengan aman dan membatasi pihak mana saja yang dapat mengaksesnya.
2. Memastikan Keamanan Pembayaran Gaji
Saat ini banyak kasus, banyak penipuan yang mengatasnamakan pihak resmi atau formal dengan meminta nomor rekening dan informasi penting lainnya. Hal ini dapat menyebabkan rekening karyawan tersebut diretas oleh penipu sehingga saldo mereka terkuras habis.
Namun, jika data karyawan dikelola dengan aman melalui aplikasi data karyawan, baik nomor rekening maupun saldo karyawan tidak akan diketahui oleh orang-orang jahat. Termasuk isi slip gaji, hanya HR perusahaan dan karyawan yang bersangkutan yang mengetahuinya.
Apalagi jika perusahaan Anda mengintegrasikan aplikasi gaji dengan teknologi payment gateway yang memerlukan otorisasi ketika melakukan proses pembayaran.
Teknologi payment gateway dapat memastikan keamanan dalam melakukan transaksi karena salah satu fiturnya adalah melindungi data kartu kredit Anda atau perusahaan menggunakan teknologi enkripsi data.
Artinya, baik Anda maupun penerima gaji atau karyawan tidak perlu membagi informasi rahasia seperti password atau pin rekening untuk mengaksesnya. Dan masih banyak lagi manfaat payment gateway yang akan Anda dapatkan.
3. Mencegah Pencurian Data
Menggunakan data karyawan tanpa sepengetahuan mereka dapat dikatakan sebagai pencurian data. Hal ini merupakan pelanggaran yang dapat dituntut oleh karyawan. Perusahaan bisa saja terkena pasal dalam UU ITE karena tidak melindungi data karyawan.
Karena data yang dicuri dapat digunakan untuk berbagai macam kejahatan, contohnya seperti kasus penipuan di atas. Tentu perusahaan tidak mau jika hal seperti ini terjadi. Maka perusahaan harus hati-hati dalam mengelola data karyawan menggunakan aplikasi data karyawan.
4. Merespon Serangan Cyber
Serangan cyber memang bukan masalah yang dihadapi sehari-hari. Namun jika hal ini terjadi dan sistem penyimpanan data karyawan perusahaan belum siap menghadapinya, perusahaan akan dirugikan. Jadi akan lebih bijak jika urusan keamanan ini diperhatikan tanpa menunggu terkena serangan cyber.
Banyak kasus perusahaan rugi hingga ratusan juta rupiah akibat terkena serangan cyber. Maka dari itu, mengelola data karyawan dengan aman adalah kebutuhan, bukan pilihan yang membebaskan.
5. Pengelolaan Data Secara Etis
Karyawan memberikan data dan informasi penting diri mereka kepada perusahaan. Kemudian, perusahaan sebagai pihak yang dipercaya oleh karyawan tentu harus membawa amanah tersebut dengan baik. Etika berbisnis juga harus ditunjukkan oleh perusahaan.
Tidak hanya citra baik perusahaan yang tampak, namun juga kredibilitas perusahaan. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memperhatikan dan mengedepankan karyawannya. Karena bagaimanapun juga karyawan adalah aktor yang akan membawa perusahaan dalam keberhasilan.
Rekomendasi Aplikasi Data Karyawan
Di bawah ini adalah rekomendasi aplikasi data karyawan yang Anda pertimbangkan untuk kelancaran manajemen perusahaan. Mari kita ulas satu-satu!
1. Talenta
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan aplikasi data karyawan yang dilengkapi fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta pada aplikasi data karyawan juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam aplikasi data karyawan Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
2. Freshteam
Freshteam adalah vendor penyedia software data karyawan asing yang berdiri tahun 2010. Dari sejak itu, Freshteam telah melayani lebih dari 40000 perusahaan dari berbagai skala. Fitur yang ditawarkan oleh Freshteam antara lain adalah; employee records, employee self service portal, organization charts, dan time off management. Namun, fitur itu tidak terintegrasi dengan sistem lain seperti kehadiran, penilaian karyawan, dan penggajian. Jika perusahaan ingin meningkatkan kinerja fitur, maka perusahaan harus membayar $50 – $200 untuk fitur yang lebih reliable.
3. Myhrtoolkit
Manajemen data karyawan tidak lagi terbatas pada spreadsheet dan file kertas dengan adanya aplikasi data karyawan dari Myhrtoolkit. Pengelolaan database karyawan Anda menjadi lebih mudah digunakan dan lebih mudah diakses. Setiap pihak yang berwenang memiliki akses ke dalam sistem untuk mencari informasi khusus seputar karyawan.
Walau memiliki kemudahan akses, Myhrtoolkit menjamin keamanan dan kerahasiaan data para client-nya. Selain itu, Myhrtoolkit juga memfasilitasi para karyawan untuk memperbaharui data pribadinya sendiri sehingga membuat HRD lebih hemat waktu.
4. Risepeople
Risepeople mampu menyimpan semua data karyawan di satu tempat demi kemudahan akses kapan dan dimana saja. HR admin juga bisa menambahkan berbagai pencapaian kerja, preferensi, hingga hobi dalam profil setiap karyawan. Cara ini membantu perusahaan untuk memahami lebih dekat kepribadian karyawan agar bisa membina engagement yang lebih baik. Sayangnya, aplikasi data karyawan ini belum sesuai dengan kebijakan UU Ketenagakerjaan di Indonesia.
5. BambooHR
Dan rekomendasi yang terakhir adalah dari BambooHR. Dari kategori standar seperti info pribadi dan pembayaran hingga data kustom sebanyak yang Anda inginkan, Anda memiliki kendali penuh atas semua data utama Anda di satu tempat, dapat diakses dari mana saja. BambooHR memindahkan database HR Anda dari spreadsheet dan file kertas yang tersebar selamanya, menempatkan data yang terorganisir dan terpusat di ujung jari Anda kapanpun Anda membutuhkannya.
Itulah beberapa rekomendasi aplikasi data karyawan yang Anda dapat pertimbangkan untuk perusahaan. Dengan implementasi aplikasi data karyawan, diharapkan manajemen personalia dalam perusahaan pun berjalan lancar dan lebih efisien. Semoga dapat membantu!
Artikel ini ditulis oleh:
Reporter: Advertorial
