Jenis Sistem Absensi Kehadiran

1. Absensi Tulis Tangan

Absensi kehadiran tulis tangan merupakan absensi kehadiran yang paling dasar dan sederhana. Karyawan biasanya menuliskan kehadiran mereka ke dalam buku absen yang disediakan oleh kantor. Absensi kehadiran dengan sistem ini hanya memerlukan ballpoint dan buku absen sehingga tidak memerlukan anggaran yang besar untuk menerapkan sistem ini.

Kekurangan dari sistem absensi ini adalah rekapitulasi data yang dilakukan HR sangat sulit dan memakan banyak waktu. Mengapa demikian? Hal ini karena karyawan menulis kehadirannya dengan cara tulis tangan sehingga data yang ada menjadi sulit dibaca oleh HRD.

Hal ini karena divisi HRD harus mempelajari tulisan tangan dari setiap karyawan dan perlu waktu untuk terbiasa mengenal tulisan tangan semua karyawan. Pencarian data absensi kehadiran dengan sistem ini juga sangat sulit karena Anda harus mencari hari ke hari absensi kehadirannya.

Kecurangan sangat mudah terjadi jika Anda menerapkan sistem ini di kantor karena sangat mudah untuk meniru tulisan tangan rekan kerja. Selain itu kumpulan data absensi kehadiran dengan sistem tulis tangan ini juga sangat mudah hilang, rusak, atau hancur. Hal ini karena kertas sangat mudah rusak, jika buku basah atau terjadi kebakaran, absensi kehadiran tersebut akan benar-benar hilang.

2. Absensi Almano

Absensi kehadiran dengan sistem almano merupakan absensi yang menggunakan kartu atau kertas khusus untuk mencatat kehadiran karyawan. Cara kerjanya adalah dengan memasukan kartu yang sudah disesuaikan dengan mesin tersebut sehingga secara otomatis jam masuk dan jam pulang kantor karyawan, datanya masuk ke dalam mesin tersebut. Dengan sistem ini tentunya memang lebih baik jika dibandingkan dengan sistem tulis tangan.

Akan tetapi, absensi kehadiran ini masih memiliki kekurangan. Misalnya, jika mesin ini sudah tidak dengan kondisi primanya, maka kantor harus memperbaiki mesin ini sehingga proses absensi kehadiran menjadi terhambat. Selain itu, jika kartu absen karyawan hilang atau rusak hingga tidak dapat terdeteksi lagi dengan mesin, tentu kartu tersebut harus ada penggantinya dan ini tentu menghambat data absensi kehadiran yang seharusnya sudah terinput.

Kecurangan karyawan juga mudah terjadi. Fenomena “tipsen” atau titip absen mudah untuk dilakukan dengan cara menitipkan kartu absen ke rekan kerja Anda. HRD tentu akan sulit mendeteksi siapa saja yang hadir atau tidak hadir di kantor sehingga karyawan yang tidak hadir dan melakukan “tipsen” ini tidak akan terdeteksi.

3. Absensi Fingerprint

Absensi kehadiran dengan sistem fingerprint ini merupakan absensi kehadiran yang menggunakan sidik jari sebagai alat untuk memasukan data masuk dan pulang kantor. Cara kerja mesin ini dengan memasukan jari telunjuk atau jari tengah karyawan ke dalam mesin pendeteksi sidik jari, kemudian memasukkan nomor ID karyawan, dan data kehadiran tercatat di sistem mesin.

Kecurangan dapat terjadi pada sistem absensi kehadiran fingerprint ini. Karyawan yang curang biasanya menggunakan mesin scanner maupun foto. Kemudian hasil gambar tersebut dibalik serta ditingkat kontrasnya agar dapat dibaca oleh sistem. Selanjutnya, pelaku akan mencetaknya menyerupai ukuran jari sebenarnya.

Selain itu, banyak karyawan yang melakukan kecurangan lainnya dengan memasukan sidik jari rekannya sebagai sidik jari cadangan. Apabila karyawan tersebut tidak masuk, rekannya akan dengan mudah melakukan absensi atas nama rekannya yang tidak masuk tersebut.

Harga mesin fingerprint ini juga cukup mahal. Belum lagi kantor harus memiliki cadangan mesin agar suatu saat terjadi kerusakan, perusahaan memiliki mesin cadangan yang siap menggantikan peran mesin yang sedang rusak. Biaya untuk perawatan mesin ini juga tidak murah sehingga untuk memelihara mesin ini perlu anggaran yang cukup besar.

4. Absensi Berbasis Web

Absensi kehadiran berbasis web ini sangat berbeda dengan ketiga sistem yang sudah dibahas. Absensi kehadiran seperti ini berada pada komputer masing-masing karyawan. Untuk memasukan data kehadiran, karyawan hanya perlu memasukan ID karyawan dan kata sandinya. Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi kehadiran di mana saja.

Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah di Indonesia, atau mempekerjakan banyak karyawan remote, penggunaan sistem absensi kehadiran ini sangat cocok untuk perusahaan Anda. Divisi HR akan lebih mudah dalam rekapitulasi data absensi kehadiran dan ketidakhadiran karyawan karena sistem ini, sudah tersambung dengan internet sehingga dapat terintegrasi.

Kekurangan dalam sistem ini adalah jika ada karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus. Karyawan tersebut tidak dapat mencatatkan kehadirannya pada saat itu ke dalam sistem web. Pada akhirnya karyawan terpaksa harus melakukan absen secara manual yang nantinya disampaikan ke divisi HR perusahaan.

5. Absensi Mobile

Absensi kehadiran dengan sistem mobile ini berbentuk aplikasi online yang dapat diakses oleh gawai karyawan. Dengan seperti ini karyawan dapat mengakses absensi kehadiran mereka kapan saja dan dimana saja selama terhubung dengan jaringan internet. Keunggulan dari absensi kehadiran dengan sistem mobile ini adalah data absensi langsung tersimpan secara otomatis dalam cloud dan bagi beberapa aplikasi, sudah mengintegrasikan dengan daftar upah karyawan.

Kelebihan dari absensi kehadiran dengan sistem mobile seperti ini, yakni sangat memudahkan bagi para HRD karena rekapitulasi data dilakukan secara otomatis oleh aplikasi. Dengan sistem ini juga memudahkan karyawan dengan HRD dalam melihat data yang sudah diinput. Walaupun HRD dapat mengakses data kehadiran karyawan namun HRD tidak dapat mengubah kehadiran karyawan sehingga sulit untuk memanipulasi data kehadiran. HRD juga dapat memantau kehadiran dan ketidakhadiran karyawan kapan saja dan dimana saja.

Kelebihan lainnya adalah Pengajuan cuti lebih mudah karena sistem aplikasi dapat memberikan analisis secara lengkap terkait kinerja karyawan untuk menjadi pertimbangan cuti. Aplikasi absensi kehadiran dengan sistem mobile memudahkan pekerjaan HRD karena tidak perlu repot berdiskusi dengan karyawan secara empat mata perihal cuti karena HRD dapat merespon permintaan cuti serta melihat kepentingan cuti karyawan melalui aplikasi.

Demikianlah artikel tentang perbedaan absensi kehadiran online dan manual. Absensi kehadiran dengan sistem online memiliki lebih banyak keunggulan jika dibandingkan dengan absensi manual. Dari segi biaya, praktis, keamanan data, pemantauan karyawan, dan lainnya. Maka dari itu, saat ini lebih banyak orang absensi kehadiran dengan sistem online dibandingkan dengan absensi kehadiran dengan sistem manual.

Mekari Platform Absen Online Terpraktis

halaman selanjutnya…

(Advertorial)